Was nützt es, sich Zeit zu nehmen, um Ziele zu setzen, finanzielle und personelle Ressourcen freizusetzen, wenn am Ende keine Bilanz erstellt wird? Um bei der Herangehensweise und dem Management der nächsten Projekte besser zu sein, ist diese Phase reich an Informationen.
Nützlichkeit des Projektabschlussberichts
Es ist interessant, einen Projektbewertungsbogen (oder Abschlussbericht) zu erstellen, um Standardisieren Sie die gesammelten, analysierten Informationen und führen Sie eine Historie.
Zuerst die Bilanz unterstreicht den Erfolg oder Misserfolg des Projekts . Es bewertet die Zielerreichung, den sachgerechten Einsatz von Ressourcen etc. Außerdem ist es möglich, die individuelle Leistung jedes Einzelnen zu messen.
Darüber hinaus ist dieses synthetische Dokument erleichtert den Austausch und den Transfer von Wissen, um aus jeder Lehre Kapital zu schlagen aus den durchgeführten Projekten gezogen. Es vermeidet die gleichen Fehler, indem es Funktionsstörungen und andere aufgetretene Schwierigkeiten identifiziert. Gut gebraucht, Know-how wird gestärkt.
Was sollte ein Projektberichtsblatt enthalten?
Beschreibende Erinnerungen
Dieser Teil spezifiziert insbesondere:
- der Zweck des Projekts,
- der Projektleiter , die Zusammensetzung des Teams ,
- die verschiedenen Stakeholder (Key-User usw.).
Kurz gesagt, die wesentlichen Elemente für verstehen, wie das Projekt aufgebaut war , mit wem und unter welchen Bedingungen wurde es hingerichtet?
Diese Beschreibung macht es wirklich möglich, die Ergebnisse mit den Merkmalen in Beziehung zu setzen.
Ziele im Vergleich zu erreichten Ergebnissen
Detail die in Qualität, Kosten und Termin ausgedrückten Ziele . Dieser Teil erinnert an die Leistungsziele und deren Variationen.
Kombinieren Sie die Ergebnisse und negative Abweichungen als positiv kommentieren : warum wurde dieses oder jenes Ziel nicht erreicht? Oder im Gegenteil: Was sind die Gründe für diesen Erfolg?
Technische Überprüfung
Vertiefen die Relevanz der gewählten technischen Optionen im Hinblick auf die Funktionsspezifikationen . Bewerten Sie das Produktergebnis: technisches, organisatorisches, Managementsystem …
Geplante vs. genutzte Ressourcen
Überprüfen Sie die personellen, finanziellen, organisatorischen, technischen Ressourcen usw. der Durchführung dieses Projekts gewidmet. Machen Sie eine Bestandsaufnahme dessen, was tatsächlich konsumiert wurde . Bereichern Sie die Beobachtung mit Kommentaren, die die Unterschiede erklären.
Geplantes Enddatum vs. Istdatum
Komm wieder zurück zum geschätzter Umsetzungstermin im Vergleich zum tatsächlichen Termin . Geben Sie im Falle eines Schleuderns die Gründe für das Abdriften an. Ist es eine zufällige Tatsache? Eine zu erwartende Ursache? Welche Schritte können unternommen werden, um zu verhindern, dass dies erneut passiert?
Umgekehrt, wenn die Fristen überschätzt wurden, ermitteln Sie den Grund für diese Situation.
Methodische Überprüfung
Bewerten Sie, wie das Projekt durchgeführt wurde: Verteilung der Rollen und Verantwortlichkeiten im Team, die gewählte Methode (Scrum, Prince usw.),
Zufriedenheit von Sponsoren und Nutzern
Werfen Sie einen Blick auf die Gesamtbewertung des Kunden und der Benutzer.
Synthese
Fassen Sie die im Bericht identifizierten wichtigen Punkte zusammen, um Folgendes zu ermitteln:
- zu verallgemeinernde bewährte Verfahren,
- Verbesserungen: zu überprüfende methodische Aspekte zum Beispiel
- Umfangreiches Follow-up: Korrekturmaßnahmen, die sich aus dem jeweiligen Projekt ergeben
Wann Bestandsaufnahme?
So schnell wie möglich. Je länger Sie warten, desto ungenauer werden Ihre Analysen. Diese Aufgabe muss vom gesamten Team ausgeführt werden . Jeder hat seinen eigenen Standpunkt und sein eigenes kritisches Denken. Durch die Verknüpfung der verschiedenen Blickwinkel erhalten Sie eine vollständige Beurteilung, eine echte Quelle des Fortschritts.