Was ist eine Ausschreibung?
Ihr Ziel ist es, eine Reihe von vorausgewählten Lieferanten konsultieren, damit diese ein kommerzielles und technisches Angebot unterbreiten können, das den vom Unternehmen geäußerten Anforderungen entspricht.
Aus einem gemeinsamen Lastenheft lassen sich die Vorschläge (Preise, Lösungsvorschläge etc.) potenzieller Partner nach unterschiedlichen Kriterien vergleichen.
Die Ausschreibung kann sowohl für die Lieferung von Produkten als auch für Dienstleistungen (Beratung, Schulung usw.) verwendet werden.
Es ist nicht für große Unternehmen reserviert, KMU haben alle Vorteile bei der Verwendung dieses Tools, wenn es auf dem Spiel steht. Durch einen solchen Ansatz können Manager kleiner Strukturen gründliche Konsultationen organisieren.
Einige verwendete Begriffe: Das Akronym "RFP" für Request for Proposal oder eine Ausschreibung. Nicht zu verwechseln mit "RFQ", einer Angebotsanfrage, einem einfachen kommerziellen Angebot. Die "RFQ" erfolgt nach einer "RFI" - Request For Information.
Wir präsentieren hier eine private Ausschreibung. Nicht zu verwechseln mit der Ausschreibung für öffentliche Aufträge, die öffentlichen und halbstaatlichen Organisationen vorbehalten sind und genaue Regeln und Verfahren einhalten.
In welchen Fällen sollte diese Art der Konsultation verwendet werden?
Die Durchführung einer Ausschreibung ist ein umständliches und kostspieliges Verfahren. Es ist daher zu reservieren für größere Anschaffungen in wirtschaftlicher und/oder strategischer Hinsicht mit erheblichem Gewinnpotenzial.
Es ermöglicht auch, die üblichen Lieferanten (mit denen das Geschäftsrad konsequent ist) zu pushen ihre Angebote und Praktiken zu hinterfragen gewerblich und finden möglicherweise alternative Lieferanten, die ihnen den Liefer- oder Dienstleistungsvertrag für den betreffenden Bedarf anvertrauen.
Weitere Anwendungsfälle für eine formelle Beratung: für einen Neukauf oder wenn das Gremium potenzieller Anbieter durch das Auftauchen neuer Marktteilnehmer überfordert ist - immer mit der Einschränkung des Einkaufsvolumens, um den Betrieb wirtschaftlich interessant zu machen.
Beachten Sie, dass im Einkaufsprozess die Beratung nach der Qualifizierung potenzieller Lieferanten erfolgt.
Darüber hinaus ist die Ausschreibung ein nützliches Instrument für Suche nach neuen technischen Lösungen Mehrwert als Reaktion auf formalisierten Bedarf (mit einer Einschränkung: Wenn die Anfrage zu spezifisch ist, können die Lieferanten keine Innovation nachweisen).
Wie erstelle ich ein Ausschreibungsdossier?
Was beinhaltet eine Beratungsakte? Insgesamt enthält jede Ausschreibung folgende Informationen:
Wer ? - Kurze Vorstellung des Unternehmens
Fügen Sie alle nützlichen Informationen hinzu, um ein Mindestmaß an Kenntnissen über das Unternehmen zu erhalten: Eigentümer, Umsatz der letzten Jahre, Hauptaktivitäten … + alle anderen Daten, die zum Verständnis der Situation beitragen.
Wieso den ? - Beschreibung des Kontextes der Anfrage und der zu lösenden Probleme
Dabei werden potenzielle Lieferanten über die Situation informiert, die die Ausschreibung motiviert: Veränderungen, Bedrohungen, Chancen … und die daraus resultierenden konkreten Probleme. Diese Informationen helfen Anbietern, die Entstehung der Nachfrage zu verstehen und so ihre Reaktion besser zu positionieren. Auch die Expertise der Partner kann dazu führen, dass sie die Situation innovativ beleuchten.
Was ? - Spezifikationen
Als Kernstück der Anfrage und das Ergebnis einer abgestimmten Arbeit zwischen dem Käufer und dem Anforderer / Verschreiber formalisiert der Einkaufsausschuss die Bedürfnisse und Erwartungen, für die der Partner eine Lösung anbieten muss.
Es umfasst insbesondere:
- - die Beschreibung des Bedarfs,
- - die Erklärung der Ziele und Leistungen (einschließlich Mengen),
- - Einzelheiten zu den erwarteten Funktionen.
Um die Bedürfnisse detailliert auszudrücken und die Anforderungen besser zu definieren, wird empfohlen, eine funktionale Spezifikation (CdCF) zu erstellen. Letztere listet die Haupt- und Nebenfunktionen, die Randbedingungen, die Bewertungskriterien mit den auferlegten Niveaus usw. auf.
Wie?“Oder“Was? - Durchführung der Ausschreibung
Dieser Teil enthält alle Modalitäten des Prozesses, einschließlich verschiedener Arten von Informationen:
- - Auswahlkriterien (allgemein)
- - Interne Kontakte nach den Arten der Informationsanfragen (technisch, wirtschaftlich usw.)
- - Format der erwarteten Antwort zu Inhalt und Form (z. B. ein Preis pro Los, mit Optionen - in elektronischer Form für das Formular)
- - Einkaufsbedingungen
- - Zusätzliche Klauseln: Vertraulichkeit, einzuhaltende Standards …
Wenn ? - Schlüsseldaten
Nennen Sie die wichtigsten Daten des Verfahrens:
- - Datum der Einreichung des kaufmännischen und technischen Angebots (Antwort des Lieferanten),
- - Datum der Beschlussfassung,
- - Datum der Auftragserteilung,
- - Lieferdatum der Lösung.
Das Schreiben eines solchen Dokuments wird nicht leichtfertig gemacht. Eine strenge Methodik ist erforderlich, um Machen Sie eine gute Bestandsaufnahme Ihrer Bedürfnisse und Lieferantenprofile wahrscheinlich auf seine Anfragen reagieren.
Der Käufer kann sich nicht von a detaillierte Analyse seiner Anforderungen zur Erstellung einer qualitativen Ausschreibung leicht zu lesen, zu verstehen und atmet eine gewisse Professionalität. Dies verringert das Risiko, endlose Vorschläge zu erhalten. In diese Falle zu tappen bedeutet, die Zeit aller zu verschwenden: Einkaufs- und Lieferantenabteilungen.
