Dieser Moment des Austauschs zwischen einem Manager und jedem seiner Mitarbeiter bleibt, wenn er von den Mitarbeitern relativ gut wahrgenommen wird, dennoch eine Quelle erheblichen Stresses. Das macht es zu einer heiklen Managementpraxis.
Tatsächlich führen die jährlichen Mitarbeitergespräche sehr oft zu einer einfachen Bewertung und sind selten Quelle der Motivation und Anerkennung . Einerseits, weil es für einen Manager nicht einfach ist, seine Truppen objektiv und konstruktiv zu bewerten - die Übung erfordert einen gewissen Abstand ; andererseits, weil die Einsätze und die zwischenmenschlichen Verbindungen manchmal den Austausch verzerren.
Wurden zudem in der Vergangenheit oft nur die Ergebnisse ausgewertet, Heute steht die Wertschätzung der Fähigkeiten – und des Potenzials – der Mitarbeiter im Mittelpunkt des Interesses . Das Potenzial ist jedoch etwas relativ Ungreifbares, schwer zu messendes, auch wenn die Instrumente dafür immer zahlreicher und ausgefeilter werden.
Es ist daher ratsam, bereiten Sie sich effektiv auf dieses Gespräch vor, um es zu einem wirklich konstruktiven Austausch für beide Seiten, aber auch für das Unternehmen insgesamt zu machen.
Was beinhaltet ein jährliches Mitarbeitergespräch?
In den meisten Unternehmen ist diese Jahresversammlung sowohl für den Vorgesetzten als auch für seine Mitarbeiter eine Gelegenheit, Bilanz über das vergangene Jahr zu ziehen. Ein Austausch, der es ermöglicht:
- der Manager, um die Entwicklung der Mitglieder seines Teams zu beurteilen, die gesteckten Ziele neu auszurichten, Verbesserungsvorschläge oder Reflexionen zu dem einen oder anderen Punkt vorzuschlagen, um die individuelle und kollektive Effizienz zu optimieren, aber auch die Fähigkeiten seines Teams zu bewerten und die persönliche Entwicklung jedes Einzelnen zu gewährleisten.
- der Mitarbeiter eine Bestandsaufnahme der ihm anvertrauten Einsätze , besprechen sensible Punkte, analysieren ihre Stärken und Schwächen, sammeln Feedback zu ihrer Arbeit, implementieren Maßnahmen, um weitere Fortschritte zu erzielen (Training, Coaching usw.), verhandeln eine Steigerung oder eine Weiterentwicklung innerhalb des Unternehmens.
Dieser privilegierte Moment zwischen dem Manager und jedem seiner Mitarbeiter basiert vor allem auf einem Vertrauensverhältnis, einer guten Kenntnis der angetroffenen Persönlichkeiten und einer regelmäßigen Verfolgung der Entwicklung jedes einzelnen seit seinem Eintritt in das Unternehmen.
Vorstellungsgespräch und Interesse
Für Sie ergeben sich 2 Situationen: Sie arbeiten seit einigen Jahren mit Ihrem Mitarbeiter zusammen und kennen ihn gut oder er ist vor weniger als einem Jahr angekommen und dieses jährliche Mitarbeitergespräch ist sein erstes im Unternehmen.
Angestellter mit Dienstalter
Ihr Mitarbeiter ist seit mehreren Jahren im Unternehmen. Um sich optimal auf dieses Jahrestreffen vorzubereiten, Überprüfen Sie die letzte Bewertung sowie alles, was im letzten Jahr zu diesem Thema diskutiert wurde . Nehmen Sie sich auch die Zeit, um Ihr allgemeines Gefühl über die Arbeit Ihres Mitarbeiters im vergangenen Jahr zu notieren (Fallstricke, aber vor allem Erfolge, das Gespräch muss konstruktiv sein).
Es ist eine gute Praxis, die Erfolge und Fallstricke Ihrer Mitarbeiter über das Jahr hinweg regelmäßig zu notieren, um nicht rechtzeitig vom letzten Erfolg oder dem letzten Misserfolg beeinflusst zu werden und sehr subjektiv zu reagieren.
Das Ziel ist der Fortschritt Ihres Mitarbeiters, es ist wichtig, ihn gegebenenfalls vor dem D-Day zu finden Antworten auf die aufgetretenen Probleme von Ihrem Kollegen. Wenn Ihr Mitarbeiter beispielsweise ein wichtiges Ziel nicht erreicht hat, schreiben Sie einige Verbesserungsbereiche auf, die ihm in Zukunft helfen können. Dies ermöglicht einen konstruktiven Austausch, wenn dieser selbst keine Hinweise findet.
Antizipieren Sie seine beruflichen Ambitionen: Was können Sie ihm je nach seinen Fähigkeiten bieten, was zu einem Win-Win-Vertrag zwischen ihm und Ihrem Unternehmen führt? Können Sie eine Ausbildung (mit oder ohne Zertifizierung) in Betracht ziehen, die zu ihm passt und ihn in Ihrem Unternehmen weiterentwickeln lässt? usw.
Neuer Mitarbeiter
Ihr Mitarbeiter ist im Laufe des Jahres in das Unternehmen eingetreten und wurde noch nie von Ihnen beurteilt.
Um sich auf dieses Erstgespräch vorzubereiten, nehmen Sie die Stellenbeschreibung sowie das Missionsblatt Ihres Mitarbeiters und die eingangs definierten Ziele. Machen Sie eine Bestandsaufnahme der gesetzten Ziele sowie aller Möglichkeiten zur Verbesserung (sofern Sie im Nachhinein aufgrund Ihrer Betriebszugehörigkeit im Unternehmen über ausreichende Kenntnisse verfügen).
Dies kann die Gelegenheit sein, ihre ersten Eindrücke, ihre Integration in das Unternehmen, ihre Fragen zu beantworten usw.
Unterlagen vor einem jährlichen Beurteilungsgespräch
Um dieses Treffen so gut wie möglich durchführen zu können, ist es unabdingbar, an einer bestimmten Anzahl von Dokumenten zu arbeiten.
Leitfaden zur Interviewvorbereitung
Für Sie, Manager
Dieses Handbuch hilft Ihnen objektiv und konstruktiv an das Assessment-Gespräch herangehen. Eine Erinnerung an Ihre Rolle bei dieser Übung sowie der Rahmen, in dem sie stattfinden muss, werden dort häufig mitgeteilt. Dieses Dokument kann auch einige Erläuterungen / Hilfestellungen zum Ausfüllen des Bewertungsrasters geben und / oder die für die Bewertung verwendete Software sowie deren Bedienung vorstellen.
Die Ergebnisse dieser Bewertung sind vertraulich zu behandeln.
Für Ihre geschätzten Mitarbeiter
Dieser Leitfaden führt Ihren Mitarbeiter in die Verlauf des Treffens, die Position des Unternehmens zu diesem privilegierten Moment, die Ziele des Interviews sowie eine Vorstellung der verwendeten Bewertungsmethoden und -techniken , insbesondere das Bewertungsraster, sowie eine Hilfestellung zum Ausfüllen oder zur bestimmungsgemäßen Verwendung der eingesetzten Software.
So kann sich Ihr Mitarbeiter vor dem Vorstellungsgespräch effektiv selbst einschätzen.
Darüber hinaus wird eine strenge Vertraulichkeit der Ergebnisse vereinbart.
Assessment-Tool
Über eine Woche vor dem eigentlichen Interview wird das Evaluationstool an beide Parteien verschickt damit jeder es selbst befüllen kann. Die beiden Versionen werden verglichen (Ihr Mitarbeiter präsentiert seine Version zuerst), analysiert und ggf. während des Meetings diskutiert. Ziel ist es, die Argumente des anderen zu hören und zu verstehen, um einen Konsens zu erzielen.
Siehe unser Beispiel eines Bewertungsrasters.
Betonvorbereitung
Vor Ihren jährlichen Mitarbeitergesprächen mit Ihren Mitarbeitern ist eine sorgfältige Vorbereitung auf beiden Seiten entscheidend. Andernfalls wird das Interview zu einem Fiasko und einer Demotivation.
Sie und Ihre Mitarbeiter ziehen Bilanz Ihrer letzten Interviews. Dies ermöglicht es jedem, sich hinzusetzen und ein Minimum an Perspektive in Bezug auf die abgeschlossenen, laufenden, auszuführenden usw. Ein Moment, der für das reibungslose Funktionieren des Dienstes, des Unternehmens, aber auch für die persönliche und kollektive Entwicklung erforderlich ist.
Ziele
Wurden die Ziele erreicht : ganz, teilweise, überhaupt nicht (welche Lücken, welche Fallstricke, falls vorhanden), wie positioniert sich jeder Mitarbeiter im Verhältnis zu den anderen Teammitgliedern usw.
Was könnten die Zielerreichung gebremst haben: längere Abwesenheit, Krankheit, sonstige persönliche Gründe, die ins Spiel kommen können, Arbeitsbelastung deutlich und unerwartet gestiegen, plötzlich angespannte wirtschaftliche Lage, vorzeitig beendete oder nicht abgeschlossene Lieferanten-/Partnerverträge etc.
Verpflichtungen
Wurden frühere Transaktionen abgeschlossen : Ausbildung, Gehaltserhöhung, Jobentwicklung usw. Wenn ja, waren sie von Vorteil? Wenn nicht, warum ist ihnen das nicht gelungen?
Fähigkeiten
Bewerten Sie die Fähigkeiten jedes Ihrer Mitarbeiter anhand eines bestimmten Benchmarks für seinen Posten.
Ermitteln Sie ggf. die möglichen Ursachen eines Mangels: mangelnde Ausbildung, Überschätzung des Qualifikationsniveaus usw.
Interviewanimation
Strukturieren Sie jetzt Ihr Meeting: Definieren Sie den passenden Ort, die Art und Weise, wie Sie Ihre Mitarbeiter begrüßen, die verschiedenen Schwerpunkte des Meetings, was Sie hervorheben möchten usw. Es geht vor allem darum, zu können den nötigen Abstand für eine möglichst objektive Beurteilung nehmen .
Um in diesem konstruktiven Geist zu bleiben, brauchst du außerdem auf Erfolge fokussieren, positive Initiativen begrüßen , Fallstricke benennen usw. während Sie bei den wichtigsten Fakten bleiben. Aktives Zuhören und Empathie sind dabei zwei wesentliche Qualitäten.
Neuer Konsens
Welche neuen Ziele werden Sie setzen? Was ist Ihre Geschäftsstrategie? Welche Mittel stehen Ihnen in Bezug auf Training, Coaching etc. ? Welche Fähigkeiten, die im Unternehmen fehlen, sind potenziell in Ihrem Team vorhanden? Wie man sie bewertet, entwickelt, erkennt usw. ?
Zur Erinnerung: Am Ende des Interviews wird ein Bericht über den Austausch erstellt. Dieses Dokument - die vertraulich bleiben müssen - nimmt das während der gesamten Sitzung Gesagte auf (Feedback zum letzten Jahr, Erreichen oder Nichterreichen der gesetzten Ziele, Wege zur Verbesserung, Erfolge, neue Ziele, durchzuführende Aktionspläne usw.) und wird genehmigt und unterzeichnet von beide Parteien.
