✅ Wie kann man die Wiedervereinigung überwinden und effizienter werden?

Das Mindeste, was wir sagen können, ist, dass Unternehmen in Frankreich Meetings lieben. Die Franzosen verbringen durchschnittlich 4,5 Stunden pro Woche in diesen Fachgesprächen. Konferenzen, Seminare, Briefings, Service- und Managementmeetings, Brainstorming, Stand-up-Meetings, „Conference Calls“, Projektreviews etc. Es gibt keinen Mangel an Arten von Meetings und den Namen, die ihnen gegeben werden, um sie zu definieren. Da jedes dieser Treffen einen legitimen Grund hat und ein a priori klar definiertes Ziel hat, wird jeder eingeladenen Person dringend empfohlen, daran teilzunehmen.

Wenn diese Interviews wieder produktiv waren … Allerdings sind es kaum die Hälfte davon wirklich: Regelmäßig beginnen die Diskussionen in alle Richtungen, ziehen sich hin oder betreffen nicht alle Teilnehmer. Unklare Agenda, veralteter Moderator, grobe Organisation, unvorbereitete Reden … die Fallstricke untergraben schnell die Wirksamkeit dieser Interviews.

Sollten wir jedoch die verbleibenden Sitzungen schlicht und einfach verbieten, wenn sie relevant und gut geführt ein großartiges Werkzeug in Bezug auf Kommunikation, Zusammenarbeit, Austausch von Fachwissen , etc? Was sind die Ursachen für die Unproduktivität dieser Treffen? Wie werden diese Interviews effektiv?

Treffen im Herzen der Managementpraxis

Diese Momente der professionellen Begegnung zwischen verschiedenen Akteuren (Kollegen, Experten, Partnern, Mitarbeitern derselben Einrichtung usw.) Informationen, präsentieren ein neues Projekt usw. Sie sind daher essentiell für das Leben einer Dienstleistung, eines Unternehmens und sind ein wichtiger Kommunikationshebel .

Tatsächlich haben Meetings verschiedene Ziele für die Organisation, die sie organisiert:

ein Team leiten ,
den Fortschritt eines Projekts artikulieren und überwachen ,
Verwandlungen ankündigen ,
Form neue Tools, neue Organisationsmethoden,
präsentieren und berichten ,
usw.

In der Theorie, Jedes Treffen sollte eine vorab definierte Frage beantworten und zu einer konkreten, produktiven Entscheidungsfindung führen. Jeder soll für den Fortschritt und die Zielerreichung günstige Elemente, bis dahin fehlende Informationen oder glücklich darüber, einen Beitrag zum Bau leisten zu können, behalten.

In der Praxis ist dies leider bei weitem nicht der Fall. Denn gerade in Frankreich debattieren und streiten wir gerne, manchmal über ebenso sinnlose wie kontraproduktive Themen (Farbe des Toilettenpapiers, künstliche vs. natürliche Pflanzen usw.).

Wenn die Gründe für diese vielfältigen und unterschiedlichen Treffen manchmal lobenswert sind und von einem guten Gefühl des Organisators ausgehen (demokratische Besorgnis, Wunsch, vor der Entscheidung die Meinung aller einzuholen, aus Angst, eine Wahl treffen zu müssen, die nur wenige Zustimmung, Bereitschaft zur vollen Einbindung seines Teams, Transparenz in der Kommunikation etc.), bleibt die Tatsache, dass das akute Gespräch alles andere als ein Beweis für die Wirksamkeit ist.

In der Tat, Es ist nicht so sehr die Anzahl der Meetings, die die Leute erschaudern lässt, sondern ihre unproduktive Seite. Das Verknüpfen von Meeting nach Meeting weist oft auf mangelnde Organisation oder sogar auf ein fehlerhaftes Management hin.

Was sind die Ursachen für diese unproduktiven Meetings?

Es gibt mehrere Wege, die zur Ineffektivität bestimmter Meetings führen können:

fehlendes Management oder versagendes Management : Ein Manager, der keine eigenen Entscheidungen treffen kann oder der sich in seiner Rolle als Führungskraft nicht wohl fühlt, wird tendenziell mehr Besprechungen haben, um sich selbst zu beruhigen.
kollaboratives Management bis zum Übermaß : Die Einbindung Ihres Teams sollte nicht bedeuten, Ihre Führungsrolle komplett aufzugeben und beispielsweise individuelle Entscheidungen zu vermeiden.
mangelnde Organisation : Besprochenes Thema entschieden "aufgrund einer plötzlichen Kopfbelastung", unüberlegte Einberufung der Teilnehmer oder mehr Manieren oder klare Tagesordnung, zu viele Gäste, zu lange Besprechungszeit oder im Gegenteil zu begrenzt.
mangelnde Vorbereitung : seitens des Veranstalters, es kann aber auch daran liegen, dass die Teilnehmer eingreifen müssen und ihre Intervention nicht wirklich organisiert haben.
verschwommene Agenda : mehrere Themen, die mehrere Kategorien von Akteuren berühren, die in ein und demselben Raum versammelt sind und gleichzeitig (Verwirrung, Missverständnisse, Ärger und Ungeduld garantiert!), Reflexionsgegenstand zu breit oder schlecht definiert.
flache Animation oder nicht geeignet : unhörbarer Moderator, eintönige Rede, unverständlicher Wortschatz, Schwierigkeiten, das Denken oder Eingreifen aller zu erfassen, Schwierigkeiten beim Geben / Sprechen, Energiemangel oder sogar Vertrauen in seine Improvisationsfähigkeit …
Diskussionen, die vom Thema abweichen : Wenn die Diskussion nicht richtig gerahmt ist, können die Diskussionen leicht abweichen, in alle Richtungen gehen und schließlich in etwas anderem als dem ursprünglichen Thema enden. Geißel für Produktivität und garantierter Zeitverlust für jeden Teilnehmer!

Wie komme ich aus dem Wiedersehen heraus?

Das Verlassen der Besprechung bedeutet nicht immer, die Anzahl der Besprechungen zu reduzieren (es sei denn, Ihr Zeitplan enthält nichts anderes. In diesem Fall ist es an der Zeit, Besprechungen zu reduzieren und Ihre gesamte Organisation zu überdenken). Ein effizientes und produktives Vorstellungsgespräch ist vor allem ein sorgfältig vorbereiteter Moment im Voraus .

Einige Tipps für ein produktives Meeting

eine effektive Agenda schreiben : Es ist das Geheimnis eines effektiven Meetings. Definieren Sie das Ziel des Interviews so deutlich wie möglich. Seien Sie konkret und prägnant.
Teilnehmer einladen : Einige Tage vor dem großen Tag werden Sie alle einladen, indem Sie sie über die Tagesordnung, den Gesamtverlauf des Interviews sowie ihre Rolle während des besagten Treffens sowie die Elemente, die sie teilen müssen, oder Fragen informieren auf die er Antworten oder Punkte geben muss, die er präsentieren muss usw.
das Meeting kalibrieren : Wählen Sie den richtigen Ort, die richtige Zeit, die richtige Dauer, die richtigen Teilnehmer (Anzahl und Rolle), um Zeitverschwendung für alle zu vermeiden.
pünktlich starten : auch wenn nicht alle Teilnehmer anwesend sind. Sie werden dann darauf achten, die Nachzügler mit einem kleinen gezielten Satz zu begrüßen, der ohne zu verletzen umrahmt und so den Rahmen für ein produktives Interview setzt.
präsentiere den Rahmen : Beginnen Sie Ihre Intervention, indem Sie sich an das Ziel des Treffens sowie dessen allgemeines Konzept erinnern (besprochene Punkte, Tour de Table der verschiedenen Teilnehmer und Rolle jedes einzelnen, zugewiesene Zeit usw.).
Effizient animieren : Je nach gewählter Art des Meetings und der Teilnehmer achten Sie auf den richtigen Animationsstil für mehr Dynamik und Austausch. Wortschatz, Sprechgeschwindigkeit, formeller oder informeller Moment, illustrierte Präsentation usw. so viele Kriterien, die es für ein effektives Meeting zu berücksichtigen und zu meistern gilt! Wissen Sie auch, wie Sie die Reden verteilen und zum Zuhören sowie zum konstruktiven Austausch anregen (dafür können Sie sich beispielsweise auf die Methode der 6 Reflexionshüte verlassen). Überraschen Sie Ihre Gesprächspartner positiv mit einem Animationsstil, der ins Schwarze trifft.
Sehhilfen einschränken : einfache Illustrationen, die für alle lesbar und sichtbar sind, mit Bedacht und in begrenzter Anzahl (die Aufmerksamkeit Ihrer Gesprächspartner auf Ihre Botschaft wird nur verstärkt).
Schreibe einen Bericht : Dieses Dokument muss den Diskussionen, Überlegungen und Entscheidungen, die während dieser Sitzung getroffen wurden, präzise und treu sein. Es muss auch die zu ergreifenden Maßnahmen angeben. Sie werden diesen Bericht an jeden der Teilnehmer sowie an alle Personen senden, die möglicherweise betroffen sind, deren Anwesenheit jedoch nicht obligatorisch war.