Was ist Personalmanagement?
In der Alltagssprache werden Personalmanagement und Personalmanagement manchmal verwechselt.
Während HRM jedoch Konzepte der Strategie, Entwicklung und Mobilisierung von Humanressourcen umfasst, bezieht sich das Personalmanagement, auch Personalverwaltung genannt, auf den rein administrativen Aspekt der Mitarbeiterführung.
Dies betrifft alle Aufgaben der Verwaltung und des täglichen Managements der vertraglichen Beziehungen zwischen Arbeitnehmern - Unternehmen, Kollektiven und Einzelpersonen - vom Eintritt bis zum Austritt.
Die Aufgaben der Personalverwaltung
Unverzichtbar, sobald Mitarbeiter eingestellt werden, kann die administrative Führung der Mitarbeiter je nach Art und Größe des Unternehmens durch die Geschäftsführung, die Buchhaltung, den Personalleiter oder eine eigene Abteilung erfolgen.
Es deckt ein breites Handlungsfeld ab:
- Verwaltung individueller und vertraglicher Akten für jeden Mitarbeiter : Erledigung, Überwachung und Archivierung aller administrativen und rechtlichen Verpflichtungen vom Eintritt bis zum Austritt jedes Mitarbeiters (Arbeitsvertrag und -änderungen, ärztliche Untersuchungen, Gehaltsabrechnungen, Ausbildungsbescheinigungen, Situationsänderungen usw.)
- Verwaltung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten : bezahlter Urlaub, Krankheit, Ausbildung, RTT, Überstunden, Zeitpläne …
- Verwaltung von Gehältern, Sozialbeiträgen und Gehaltsabrechnung : Datenerhebung, Berechnung, Zahlung, Erstellung von Pflichtdokumenten usw.
- Verwaltung der obligatorischen periodischen Verwaltungserklärungen und Beziehung zu öffentlichen Verwaltungen, Krankenversicherungen, privaten Versicherungen (gegenseitig, vorsorglich …)
Was sind die Herausforderungen für das administrative Personalmanagement?
Personalmanagement ist jedoch nicht nur die Erledigung von Verwaltungsformalitäten, sondern antwortet auf große Herausforderungen.
- Rechtsproblem: Rechts- und Steuerverstöße können sehr teuer werden
Die Personalverwaltung sorgt für die ordnungsgemäße Erfüllung der verschiedenen administrativen, rechtlichen und steuerlichen Pflichten und führt die Nachweise über deren Einhaltung: Erklärungen an die verschiedenen Organisationen, Einhaltung von Verpflichtungen und Verpflichtungen in Bezug auf Arbeitszeit, Urlaub, Bezahlung usw.
Dies ist die conditio sine qua non, um im Falle einer Kontrolle (auch automatisch) finanzielle und sogar strafrechtliche Sanktionen zu vermeiden, die oft schwerwiegend sind und das Image potenziell verheerend wirken lassen.
- Soziales Thema: Schlüsselprozesse für den Betrieb des Unternehmens und Mitarbeiterzufriedenheit
Einstellung, Gehaltsabrechnung, Versetzungen, Beförderungen …: Respekt für Verfahren und Rechte, Effizienz und Reaktionsfähigkeit des Personalmanagements zu diesen Themen sind für Mitarbeiter entscheidend.
Eine konforme Personalverwaltung bietet keine Bonus : Es erfüllt das von den Mitarbeitern erwartete Minimum. Andererseits sind die Auswirkungen eines mangelhaften Personalmanagements unmittelbar: Streitigkeiten, Abgänge, Verschlechterung des sozialen Klimas und Motivation …
Effektives Personalmanagement ist das B-A-BA einer guten Arbeitgebermarke und einer effektiven Organisation.
- Wirtschaftliches und strategisches Thema: Eckdaten für das Unternehmen
Die Personalverwaltung verwaltet, liefert und pflegt die für strategische Entscheidungen wesentlichen Daten: Personaleinsatzplanung, Fehlzeiten, Gehaltsabrechnung und andere Kosten, die einen erheblichen Teil des Unternehmensbudgets ausmachen … Sie liefert zuverlässige Daten für den Sozialbericht, HR-Dashboards und alle Studien notwendig, um die soziale Situation des Unternehmens zu analysieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Kurzum: Für das Funktionieren des Unternehmens ist die Personalverwaltung die Grundlage jeder Personalführung.
Personalmanagement: ein anspruchsvolles Feld
Wenn das Personalmanagement seine Referenzen verloren hat und HR zu strategischen Partnern wird, wäre es ein Fehler, Ihre Personalverwaltung zu vernachlässigen.
Seine Organisation und Professionalisierung verdienen ebenso viel Aufmerksamkeit wie andere wichtige HR-Bereiche wie Recruitment oder GPEC.
Personaladministration erfordert besondere Fähigkeiten:
- extreme Strenge : zahlreiche Verpflichtungen mit strengen Fristen, manchmal komplexe Berechnungen mit Auswirkungen auf sensible Elemente wie die Gehaltsabrechnung jedes Mitarbeiters oder die Steuer- und Rechtskonformität des Unternehmens … Fehler oder Verzögerungen können schwerwiegende Folgen haben.
- Ethik und ein hohes Maß an Vertraulichkeit : unabdingbar beim Umgang und der Speicherung sensibler Daten für jeden Mitarbeiter und für das Unternehmen.
- fortgeschrittene technische Fähigkeiten : Fernab der Anwendung automatischer Systeme ist die Personalverwaltung ein komplexes Feld mit zahlreichen und sich ändernden Regeln, die einer sorgfältigen Analyse und Forschung bedürfen. Häufige gesetzliche und regulatorische Änderungen erfordern eine ständige Überwachung und Aktualisierung des Wissens.
- die Fähigkeit, eine Kraft für Vorschläge und Vorfreude zu sein : vorhersehbare Änderungen, Optimierungsmöglichkeiten zur Kostenminimierung, Warnungen bei Drifts … Brunnen Personalmanager müssen über sehr detaillierte Kenntnisse des Unternehmens und seiner Branche, seines rechtlichen Umfelds, seiner Strategie, seiner Personal- und Finanzfragen, seiner Perspektiven und Einschränkungen verfügen. Nicht umsonst wird diese Funktion oft vom Unternehmer in kleinen Strukturen wahrgenommen.
Welche Lösungen für ein regelkonformes und effizientes Management?
Gutes Personalmanagement ist zwangsläufig teuer. Abhängig von Ihrem Budget und der Größe Ihres Unternehmens können Sie jedoch verschiedene Modalitäten in Betracht ziehen:
- Auf alle Fälle, Vertrauen Sie Ihre Personaladministration Profis an : Rekrutieren oder investieren Sie in Schulungen, um die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter zu verbessern, lagern Sie bestimmte Aufgaben aus (Eingangsüberwachung und / oder Gehaltsabrechnung, Redaktion und Versand von Newslettern, Erstellung von Sozialerklärungen, Verwaltung von Spesenabrechnungen, Berechnung von Urlaub usw.) .
- Wenn Ihr Personalmanagement intern geführt wird, Stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen Mittel einsetzen : regelmäßige Schulungen, Teilnahme an Konferenzen, von Berufszweigen organisierte Informationsveranstaltungen, Rechtsberatung oder Buchhalter, Abonnements von professionellen Websites und Zeitschriften …
- Investieren Sie in Tools, die die Standardisierung oder sogar die Automatisierung bestimmter Aufgaben ermöglichen können Sie wertvolle Zeit bei zeitraubenden Tätigkeiten ohne Mehrwert sparen und das Fehlerrisiko begrenzen. Den Markt erschließen, eine Kosten-Nutzen-Studie durchführen: Es gibt Lösungen für alle Budgets und Unternehmensgrößen. Von einfacher Zeitmanagement- oder Gehaltsabrechnungssoftware bis hin zu vollständigem HRIS in Verbindung mit einem kollaborativen Intranet, das es jedem Mitarbeiter ermöglicht, seine Urlaubsdaten und Spesenabrechnungen einzugeben. Nützliche Tools für die Betriebsführung, Archivierung, Überwachung und Analyse von Indikatoren, Erstellung von Dashboards, Sozialberichten, einzigartigen Jahresberichten usw.
- Achten Sie darauf, dass Ihre Personalverwaltung nicht bei einer Person bleibt : Bereiten Sie sich auf jede Abwesenheit oder Abreise vor, indem Sie den Austausch von Wissen, Schulungsunterlagen, das Schreiben aller Verfahren sicherstellen …
Vernachlässigung der administrativen Verwaltung des Personals in der Mode "die Verwaltung wird folgen"ist ein großer Fehler. Die Personalführung, fernab von Klischees, fügt sich perfekt in die strategische Gesamtausrichtung des Unternehmens ein. Und dies gilt umso mehr, je weiter das Geschäft wächst und das Aufgabenspektrum der Personaladministration komplexer wird.
