Wenn das Hauptziel dieser formellen Treffen darin besteht, alle Akteure eines Projekts zusammenzubringen, um die verschiedenen Ergebnisse zu validieren, bleibt die Tatsache bestehen, dass diese regelmäßigen Treffen für den Erfolg eines Projekts unerlässlich sind.
Die gleiche Sicht der Dinge teilen, Informationen und Fachwissen austauschen, intelligent in die gleiche Richtung arbeiten, mit einem gemeinsamen Ziel, Fehler korrigieren … so viele Zutaten, die für den gemeinsamen und individuellen Erfolg günstig sind.
Was ist eine Projektbewertung?
Ein gut ausgearbeitetes Projekt wird während seines gesamten Fortschritts um verschiedene Schlüsselphasen herum artikuliert. Diese Phasen werden durch die Validierung von Meilensteinen (oder Meilensteinen) verwirklicht, die es ermöglichen, zum Zeitpunkt "t" eine Bestandsaufnahme des Projektfortschritts vornehmen und bescheinigen, dass ein Schritt unternommen wurde erfolgreich und so kann die nächste Phase eingeleitet werden. Während dieser formellen Treffen, die als "Projektbewertungen" bezeichnet werden, werden die Meilensteine validiert - oder nicht.
Diese regelmäßigen Treffen sind von Anfang an definiert. Die bei diesen Überprüfungen getroffenen Entscheidungen sind unwiderruflich und vollstreckbar. Sie dienen als Referenz für weitere Operationen.
Schauspieler
Die Projektgruppe besteht aus einem kompletten Team von Personen, die von dem genannten Projekt betroffen sind. Sie kann sich beispielsweise wie folgt zusammensetzen:
- der Projektträger,
- der Projektleiter,
- das Projektteam,
- Experten und/oder Partner,
- ein Sponsor.
Ziele
Projektreviews ermöglichen unter anderem:
- prüfe das die Ziele einer Etappe werden gut erreicht ,
- überprüfe, ob die Fristen und Fristen werden eingehalten ,
- Validierung der verschiedenen Projektphasen,
- Gefahren managen , mögliche Vorfälle, Probleme oder Risiken,
- entscheiden über möglich Anpassungen oder Neuausrichtungen ,
- auslösen fordern von Geldern ,
aber auch :
- föderieren nochmals die Akteure rund um den Erfolg des Projekts,
- kommunizieren von Angesicht zu Angesicht,
- Kollektive Intelligenz stärken ,
- die Zusammenarbeit fördern zwischen den verschiedenen Protagonisten,
- geben eine globale, einzigartige und präzise Vision des Projekts an alle Beteiligten.
Arten von Zeitschriften
Es gibt verschiedene Arten von Projektbewertungen, darunter:
- Lenkungsausschuss: bestehend aus operativen Leitern der Projektleitung, überwacht das Gesamtprojekt: Zusammensetzung des Teams, Benennung des Projektleiters, Definition von Phasen, Terminen und diversen Folgegesprächen, Validierung der Schritte, Entscheidungs- machen usw.
- Budgetüberprüfung : Im Rahmen der Haushaltsführung implementiert, ermöglicht es die Kontrolle und Überwachung von Ausgaben und Einnahmen: Überwachung von Abweichungen, Revisionen, Anpassungen, Vorausschätzungen.
- Sprint-Review : Im Rahmen agiler Projekte findet es am Ende eines jeden Sprints statt und ermöglicht es, das im vergangenen Sprint Entwickelte zu präsentieren, eine Bestandsaufnahme des Projektfortschritts zu machen, die Bewegungsmöglichkeiten zu validieren oder neu anzupassen weiter zum nächsten Sprint.
- Herstellungsüberprüfung : Im Rahmen der Herstellung eines neuen Produkts ermöglicht es die Validierung aller Phasen, alle Anpassungen, die Konformitätsprüfung usw.
So funktioniert diese Art von Meeting
Wie bei jedem Meeting bildet auch die Projektbesprechung keine Ausnahme: Die für dieses Meeting vorgesehene Zeit ist nicht verlängerbar, es muss fein vorbereitet und der Verlauf im Sinne einer Effizienzsteigerung eingerahmt werden.
Es findet wie folgt statt:
- Vorbereitung : Festlegung der Tagesordnung, der einzuberufenden Personen, des Ortes, des Zeitplans, Festlegung der Referenzdokumente (Dashboards usw.)
- Einladung : Einberufung der Teilnehmer (nur diejenigen, deren Anwesenheit unbedingt erforderlich ist), indem Sie ihnen eine genaue Tagesordnung sowie die Rolle jedes Einzelnen zusenden.
- Durchführung der Sitzung : Anwesenheitsliste (prüfen Sie, dass alle eingeladenen Akteure anwesend sind), Ernennung des Berichterstatters, Offenheit (geben Sie das Ziel und den zu validierenden Meilenstein an), dynamische und lebendige Animation (realer Austausch mit den verschiedenen Gesprächspartnern), rechtzeitige und verteilte Reden, Einhaltung des Zeitplans , etc.
- Präzision, Prägnanz und Positivität : Jetzt ist es nicht an der Zeit, sich in den Details jeder abgeschlossenen Mission zu verlieren oder nur die aufgetretenen Schwierigkeiten zu erwähnen. In beiden Fällen würde die Motivation der gesamten Gruppe stark reduziert.
- Fazit : Entscheidungsfindung, Validierungen, zu ergreifende Maßnahmen, Präsentation des nächsten Meilensteins usw.
- Prüfbericht : Schreiben und Versenden an alle Teilnehmer und Betroffenen.
- Projektüberprüfungsdatei : Erstellung und regelmäßige Pflege der durchgeführten Überprüfungen, getroffenen Entscheidungen usw.
- regulär : Kontrolle der Umsetzung definierter Maßnahmen und Einhaltung der getroffenen Entscheidungen.
