Lass dich nicht von der Anzahl der "ungelesenen" E-Mails überholen
Ob Angestellter oder Freiberufler, gestresst oder entspannt bei der Arbeit, ultraverbunden oder nicht: Egal welches Profil, die allermeisten Arbeitnehmer sind dem Druck „ungelesener“ E-Mails nicht gefeit. Bewusst oder nicht, diese anstehenden Nachrichten passen wie so viele zu bearbeitende Aufgaben in eine Ecke Ihres Gehirns und üben einen starken psychologischen Druck aus.
Die goldene Regel, um professionelle E-Mails effektiv zu verwalten: Lassen Sie sich nicht von der Anzahl ungelesener E-Mails überwältigen. Dadurch reduzieren Sie den Druck und arbeiten unter besseren Bedingungen. Einige Tipps, um nicht überfordert zu werden:
- E-Mails, die eine kürzere Bearbeitungszeit erfordern, sofort verarbeiten. Wenn Sie Ihren Posteingang öffnen, identifizieren Sie Nachrichten, die eine kurze Antwort erfordern, und schreiben Sie sie sofort. Die Datei ist geschlossen, Sie können zufrieden einen Punkt auf Ihrer To-Do-Liste abhaken und weitermachen.
- Verwenden Sie Verzeichnisse. Manche E-Mails erfordern eine längere Bearbeitungszeit. Andere beziehen dritte Gesprächspartner oder Elemente ein, die von Ihrer eigenen Belegschaft unabhängig sind: Die Antwort verzögert sich zwangsläufig. Klassifizieren Sie diese Nachrichten in Verzeichnissen. Sie können beispielsweise ein Verzeichnis "zu verarbeiten" erstellen: Dies ermöglicht es Ihnen, die E-Mail zu lesen - die nicht mehr als "ungelesen" erscheint - während Sie sie in einem Ordner archivieren, um sie zu konsultieren, wenn Sie E-Mails verarbeiten können. Hinweis: Sie können Ihre Etiketten nach Dringlichkeitsstufe oder Fristen organisieren - "zur Bearbeitung innerhalb von 24 Stunden", "zur Bearbeitung innerhalb von 7 Tagen" …
Planen Sie automatische Antworten
Programmieren Sie während Ihres Urlaubs eine automatische Abwesenheitsmeldung. Abgesehen davon, dass Sie Ihren Gesprächspartner ordnungsgemäß informieren, hilft es, Ihre Gedanken zu beruhigen - und das Beste aus Ihrem Urlaub zu machen! Der "Roboter" hat für Sie geantwortet, der Absender der Nachricht ist sich bewusst, dass Sie zum angegebenen Datum antworten werden. Kein Stress, die Kommunikation bleibt erhalten.
Verwandeln Sie Ihren Posteingang in ein echtes Arbeitswerkzeug
Professionelle Mailboxen sind mit leistungsstarken Funktionen ausgestattet, die Sie gerne nutzen möchten. Unter diesen Funktionen: Verzeichnisse. Sie ermöglichen es Ihnen, nicht nur die Anzahl ungelesener E-Mails zu reduzieren, sondern auch Ihre Nachrichten strategisch zu klassifizieren und zu archivieren, wie ein physischer Organizer.
Betrachten Sie Ihre E-Mails als Sortierer. Diese Plattform wird zu einem wertvollen Werkzeug, um Ihre Organisation bei der Arbeit zu optimieren. Wenn jede Botschaft an ihren Platz kommt, sind Ihre Vorstellungen klarer: Sie können sich zu 100 % auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Das Einrichten dieser Organisation nimmt im Vorfeld ein wenig Zeit in Anspruch, aber Sie sparen auf lange Sicht viel.
Hinweis: Einige praktizieren die "Zero Message"-Richtlinie. Es geht darum, das Büro ohne Nachricht im Posteingang zu verlassen: E-Mails, bearbeitet oder nicht, werden sofort im entsprechenden Verzeichnis archiviert. Abhängig von Ihrem Widerstand gegen professionellen Druck können Sie diese Richtlinie testen.
"E-Mail-Zeiten" festlegen
Bei der effektiven Verwaltung professioneller E-Mails geht es auch darum, sich tagsüber und nachts nicht von ihrem vorzeitigen Eintreffen ablenken zu lassen! Sie gewinnen an Produktivität bei der Arbeit, indem Sie "E-Mail-Zeiten" einrichten.
Die zu befolgenden Regeln:
- Bleibe wachsam. Erhalten Sie eine E-Mail zu einer Aufgabe, die Sie gerade erledigen? Lesen Sie die Nachricht sofort. Möglicherweise informiert Sie Ihr Ansprechpartner über eine Projektaktualisierung oder eine Anpassung zur Integration. Sie müssen sich dieser Elemente bewusst sein, um sicherzustellen, dass Sie in die richtige Richtung gehen.
- Verarbeiten Sie Ihre Nachrichten regelmäßig. Der Umgang mit eingehenden E-Mails hält Sie davon ab, sich auf Ihre Aufgabe zu konzentrieren. Unterbrochen in Ihrer Arbeit, verlangsamt sich Ihr Tempo und Sie sind weniger effizient. Planen Sie also regelmäßiges Management ein: morgens, vor und nach der Mittagspause und eine Stunde vor Verlassen des Büros zum Beispiel.
- Benachrichtigungen unterdrücken. Auch das Eintreffen von E-Mail-Benachrichtigungen auf Ihrem Computer oder Smartphone wirkt sich auf Ihre Konzentration aus. Deaktivieren Sie Benachrichtigungen, um die Leistung zu verbessern und Ihren Stress zu reduzieren.
- Balance zwischen Reaktionsfähigkeit und Effizienz bei der Arbeit. Bleiben Sie reaktionsschnell: Ihr Ansprechpartner wird Ihnen für eine kurze Reaktionszeit dankbar sein. Beachten Sie jedoch, dass eine Verzögerung von einigen Stunden durchaus akzeptabel ist.
Abmelden von irrelevanten Newslettern
Werden Sie regelmäßig gespammt? Überschwemmt mit wertlosen Werbebotschaften? Erhalten Sie veraltete Newsletter zu Ihrer aktuellen Position? So viele empfangene Nachrichten, die Sie bei Ihrer Arbeit ablenken, Ihr Nachrichtensystem und Ihren Geist verschmutzen. Beachten Sie die Zeitverschwendung beim Öffnen, Lesen und Bearbeiten dieser E-Mails. Sie können sich dann wissentlich von Mailinglisten abmelden.
Hinweis: Mit Tools - zum Beispiel Cleanfox - können Sie sich mit wenigen Klicks automatisch von den Mailinglisten Ihrer Wahl abmelden.
Gruppensendungen begrenzen
Die CC- und BCC-Funktionen sowie der Massenversand können zwar nützlich sein, reservieren Sie sie jedoch mit Bedacht … Je mehr Empfänger Ihre Nachrichten haben, desto mehr E-Mails erhalten Sie als Antwort. Darüber hinaus kann ein Gespräch schnell zu einer Quelle von Unordnung und Missverständnissen werden.
Stellen Sie sich vor jedem Versand die Frage nach der Relevanz der Empfänger. Sie ersparen sich unnötige E-Mails zu bearbeiten, Sie ersparen Ihren Gesprächspartnern Austausch, der sie nicht betrifft.
Organisieren Sie den Text der E-Mail so gut wie möglich
Zusätzliche Möglichkeit, den endlosen Austausch zu begrenzen: Seien Sie im Text Ihrer Nachricht klar und organisiert.
- Stellen Sie alle Fragen, um nicht zufällig darauf zurückzukommen. Verwenden Sie Aufzählungspunkte oder jede andere Art von Liste, um Ihre Ideen zu organisieren und die Lesbarkeit der Nachricht zu optimieren.
- Schreiben Sie einfach und effektiv. Hier geht es nicht darum, Schriftsteller zu sein, sondern darum, Ihre Anliegen verständlicher zu machen. Schreiben Sie kurze Sätze und verwenden Sie einfache Begriffe.
- Platziere deine Sätze. Zeilenumbrüche verbessern die Übersichtlichkeit: Wenden Sie das Prinzip „Eine Idee, ein Absatz, ein neuer Absatz, ein Zeilenumbruch“ an.
- Lies dich noch einmal. Dies ist Ihre Chance, Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung zu überprüfen. Nutzen Sie auch die Gelegenheit, um zu überprüfen, ob Sie die richtigen Empfänger ansprechen. Denken Sie daran: Sobald Sie auf "Senden" klicken, ist Ihre Aktion endgültig …
Schreiben Sie Ihre Objekte mit Schlüsselwörtern
Ihr professionelles Messaging-System ist nicht nur ein Kommunikationstool, sondern auch eine Archivierungsplattform. Müssen Sie ein paar Informationen finden? Müssen Sie ein ausgesetztes Projekt wieder aufnehmen? Die Suchfunktion in Ihrem Messaging-System kann die betreffende E-Mail finden … vorausgesetzt, Sie verwenden die richtigen Schlüsselwörter. Achten Sie beim Schreiben der Betreffzeile für Ihre Nachricht darauf, Begriffe auszuwählen, die Sie verwenden würden, wenn Sie diese Nachricht schnell finden möchten.
Beschränken Sie die Platzierung im Papierkorb
Die Kapazität Ihres Postfachs ermöglicht es Ihnen, eine beträchtliche Anzahl von E-Mails aufzubewahren, berauben Sie sich nicht davon. Seien Sie sich bewusst, dass Schriften unerlässlich sind, um Informationen aufzuzeichnen, aber auch als Beweismittel bei Meinungsverschiedenheiten zu dienen.
Macht Ihr N+1 Ihnen Vorwürfe, dass Sie seine Anweisungen nicht befolgt haben? Ein Kunde stellt die Einhaltung der Lieferfristen Ihrer Arbeit in Frage? Nutzen Sie Ihren E-Mail-Austausch, um Ihren guten Willen zu beweisen. Legen Sie Ihre E-Mails in Verzeichnisse, anstatt sie zu löschen!
Trennen!
Um Ihre beruflichen E-Mails effektiv zu verwalten, müssen Sie auch lernen, sie nicht ständig zu verwalten! Seien Sie reaktionsschnell und aufmerksam, aber nur während Ihrer Arbeitszeit.
- Entfernen Sie Ihre berufliche Mailbox von Ihrem privaten Telefon.
- Unterdrücken Sie Benachrichtigungen auf Ihrem Smartphone.
- Machen Sie Ihr Recht auf Trennung geltend!
