Wie verwaltet man ein Projekt? Dashboards und Lenkungsausschuss

Was ist Projektmanagement?

Die Durchführung eines Projekts erfordert die Überwachung verschiedener Elemente, um sicherzustellen, dass die durchgeführten Arbeiten in die richtige Richtung gehen. Ein Projekt zu pilotieren bedeutet also, einen Datensatz zu sammeln, zu analysieren, zu entscheiden und gegebenenfalls die Maßnahmen umzusetzen, die für das Projekt erforderlich sind, um die ihm zugewiesenen Ziele zu erreichen. Dies in dem zunächst definierten Rahmen hinsichtlich Qualität, Kosten und Terminen.

Der für die Überwachung eines Projekts verantwortliche Mitarbeiter überwacht ständig die Lücke zwischen dem Geplanten (der Prognose) und dem Erreichten.

Diese Mission ist essentiell. Gut gemacht, reduziert es das Risiko des Scheiterns erheblich. Tatsächlich ist das Leben eines Projekts kein langer, ruhiger Fluss. Selten läuft alles nach Plan. Während der gesamten Bauphase ist es notwendig, etwas Öl in die Zahnräder zu geben oder sogar die Mechanik nachzustellen. Dies ist einer der Schlüssel zum Erfolg des Projekts.

Wer pilotiert?

Diese tägliche Managementaufgabe wird dem Projektleiter übertragen. Bei großen Strukturen überwacht ein Lenkungsausschuss (COPIL) die Einhaltung von Terminen, den Ressourceneinsatz und die Erreichung definierter Ziele. Dieses Gremium trifft bei Bedarf wichtige Entscheidungen wie die Verschiebung des Endtermins des Projekts.

Der Pilotzyklus

Die Pilotierung ist um geplante Befestigungspunkte herum strukturiert. Dies ist bei einer COPIL der Fall, die sich am Ende jeder Schlüsselphase (oder bei Erreichen eines Meilensteins) trifft, um den Übergang zur nächsten zu validieren. Neben seiner Rolle innerhalb der COPIL ist der Projektleiter für die täglichen Managementaufgaben verantwortlich.

Diese Organisation bietet die nötige Agilität, um im Bedarfsfall unverzüglich eingreifen zu können, und die Basis, um durch die Sitzungen des Lenkungsausschusses einen entscheidenden Rückschritt bei der Gestaltung von Entscheidungen zu machen.

Die Handlungsfelder des Piloten

1 - Korrekturmaßnahmen implementieren

Kein Projekt, auch wenn es richtig zusammengestellt wurde, ist gegen Unvorhergesehenes gefeit: Ausfall eines Subunternehmers, defekte Ausrüstung, Lieferung von einem nicht konformen Lieferanten usw. Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, mit seinem Team die Parade für die jeweilige Veranstaltung zu finden, um die notwendigen Maßnahmen zur Lösung des Problems zu ergreifen.

2 - Präventive Maßnahmen auslösen

Wenn die Indikatoren sehr früh signalisieren, dass eine Abweichung auftritt, ist es ratsam, vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen. Beispiel: Die Nachverfolgung des Zeitplans zeigt, dass bestimmte Vorgänge hinter dem Zeitplan zurückbleiben. Anstatt darauf zu warten, endgültig aus dem Zeitplan zu fallen, kann es angebracht sein, zusätzliche Ressourcen in Bezug auf Personal oder neue Fähigkeiten bereitzustellen, um das Projekt wieder auf den richtigen Weg zu bringen.

Ein typisches Beispiel ist die vorbeugende Wartung durch Techniker, die ein Teil wechseln, bevor es ausfällt.

3 - Änderungsanfragen verwalten

Der Auftraggeber wird wahrscheinlich seine ursprüngliche Anfrage anpassen, während die Teams bereits bei der Arbeit sind. Diese Änderungen können zu einer Anpassung der Planung führen. Der Projektleiter muss dann die Arbeit aller neu organisieren oder sogar zusätzliche Ressourcen mobilisieren, um sich an die neue Situation anzupassen.

4 - Halten Sie die Projektdokumentation auf dem neuesten Stand

Projektplan, Planung, Chartas, Verfahren, interne Verträge usw. Die durchgeführten Änderungen führen zu Aktualisierungen in der Dokumentation und den betroffenen Repositorien. Diese Aufgabe ist unerlässlich, um die Kontrolle über die Arbeit zu behalten. Andernfalls wird sich der Projekthorizont wahrscheinlich eintrüben, was zu Koordinationsproblemen zwischen den Teams führt.

Projektmanagement-Tools

Das Armaturenbrett

Für eine effiziente Verwaltung ist das Dashboard das unverzichtbare Werkzeug.

2 Hauptziele:

  • Überwachung der Lücken zwischen Prognosen und Erfolgen in Bezug auf finanzielle Ressourcen, Fristen, Qualität und Leistungen,
  • Verfolgen Sie den Fortschritt der verschiedenen Phasen.

Es ermöglicht auch die Kommunikation mit dem Team und den Stakeholdern durch Folgesitzungen. Es ist ein zentrales Instrument für den Lenkungsausschuss.

Wichtige Lenkungsindikatoren

Um eine effiziente und funktionsfähige Tabelle zu entwerfen, ist es notwendig, relevante Indikatoren (KPI) auszuwählen, repräsentativ für den Arbeitsfortschritt und das im Einklang mit den gesetzten Zielen erreichte Leistungsniveau.

Einige Beispiele für Projektmanagement-Indikatoren:

  • Anzahl der verbrauchten Stunden / Anzahl der verbrauchten Stunden geplant
  • Prozentsatz des Projektabschlusses
  • Budgetauslastungsrate
  • Anzahl ungelöster Punkte

Die Indikatoren werden während der Designphase definiert.

Die Planung

Eine Planung vom Typ "Gantt-Diagramm" ist eine wertvolle Hilfe, um den Projektfortschritt zu verfolgen. Ein solches Tool bietet einen detaillierten Überblick über die verschiedenen Aktivitäten, Aufgaben und Arbeiten, die über einen Zeithorizont ausgeführt werden. Die Computerisierung dieser Art der Planung vereinfacht Anpassungen und bietet die Möglichkeit, Simulationen durchzuführen. Entscheidungen sind dann leichter zu treffen, die Aufgabenteilung klarer usw.

Risikotabelle

Dieses Tool zur Zusammenfassung des Risikomanagements ist nützlich, um wahrscheinliche Schwachstellen zu überwachen und Präventivmaßnahmen umzusetzen. Diese Tabelle wird der während der Designphase definierten Risikomatrix entnommen.

wave wave wave wave wave