Vorbereitung auf ein Arbeitstreffen: praktische Ratschläge

Das Ziel klären, das richtige Format wählen, das richtige Team zusammenstellen… hier sind die Schritte, die Sie bei der Organisation und Vorbereitung eines formellen Meetings berücksichtigen sollten.

Die verschiedenen Phasen der Vorbereitung

1. Definieren Sie das Ziel des Arbeitstreffens

   An dieser Stelle eine Frage, die Sie sich stellen sollten: " Womit soll das Meeting enden? Ein Aktionsplan? Entscheidungen?" So können Sie die Ressourcen besser einschätzen zu können an dem Thema zu arbeiten. Beispielsweise wird die Analyse einer Dysfunktion mit Experten durchgeführt. Soll jedoch sofort entschieden werden, muss die Gruppe einen oder mehrere Entscheidungsträger umfassen. Diese Leute sind nicht unbedingt Spezialisten auf diesem Gebiet.

   Um ein effektives Arbeitstreffen zu führen, dient das Ziel als roter Faden durch die Debatten.

2. Wählen Sie die richtige Art von Meeting

   Treffen zur Problemlösung, Kreativität (Ideengenerierung mit der Brainstorming-Methode), Service … oder einfach nur Information, der gewählte Typ ergibt sich natürlich aus dem zu Beginn gesetzten Ziel . Sie gehen nicht auf die gleiche Weise an ein Meeting heran, dessen Zweck es ist, mit Ihren Teams zu kommunizieren, mit einem anderen, dessen Zweck es ist, eine gemeinsame Produktion zu erreichen. das Animationsstil Die Umsetzung hängt auch von der Art des behandelten Themas und dem Zweck des Arbeitstreffens ab. In einigen Fällen kann dies eine Remote-Videokonferenz sein.

3. Teilnehmer auswählen

   "Wer kann helfen, das Ziel zu erreichen? Wer kann ein Hindernis sein?" Wenn Sie sich diese Fragen stellen, wissen Sie leichter, wen Sie einladen müssen. Du bekommst also ein komplettes Team entsprechend den Zielen und dem Thema. Definieren Sie eine optimale Teilnehmerzahl für Austausch und effiziente Entscheidungsfindung. Mit einer kontrollierten Redezeit wird das Meeting noch produktiver.

4. Definiere den Plan

   Organisieren Sie den Austausch und die Kommunikation. Die verschiedenen Phasen des Arbeitstreffens und die besprochenen Themen, Werkstätten ggf. … alle in eine Tagesordnung aufgenommen, indem vorrangige Themen in den ersten Teil der Tagesordnung gesetzt werden.

   Ordnen Sie Arbeitszeiten für jede Phase zu. So vermeiden Sie Überläufe von einem Fach zu Lasten eines anderen. Stratege und Taktiker in den ersten Etappen, Sie sind dann der Organisator.

5. Planen Sie das Treffen

   Stellen Sie die Verfügbarkeit aller Teilnehmer bei der Wahl von Datum und Zeitfenster sicher. Dann Senden Sie die Einladungen an die Teilnehmer (oder Einladungen) zur offiziellen Bestätigung. Planen Sie das Meeting nach Möglichkeit für einen Zeitpunkt, der es allen erleichtert, sich zu konzentrieren und vollständig zu investieren.

6. Bereiten Sie Arbeitsunterlagen und andere wichtige Punkte vor

   Identifizieren Sie die erforderlichen Dokumente, Produktmuster usw. Entwicklung der Präsentationsunterstützung . Die berühmte PowerPoint auf denen wir alle Stunden und Stunden verbracht haben !! Definieren Sie die Spielregeln – eine wesentliche Aufgabe, um den Austausch effektiv zu managen.

   Logistik vorbereiten (Reservierung des Besprechungsraums, Whiteboard, Karton , Overheadprojektoren ,. ). Es ist immer beunruhigend, Zeit zu verschwenden, wenn es an der Zeit ist, einen Mangel an Organisation auszugleichen. Schreiben Sie die Tagesordnung.

   Sobald diese Arbeit abgeschlossen ist, sind Sie bereit, Übernehmen Sie die Rolle des Moderators!

Siehe auch als Erweiterung dieses Themas wie man einen Workshop vorbereitet.