Ziel der Planung ist es nämlich, den Fortschritt der Projektphasen rechtzeitig zu organisieren. Eine grundlegende Aufgabe zur Terminkontrolle.
Die Planung eines Projekts besteht aus gliedern Sie es in mehrere Schritte (Identifizierung aller auszuführenden Aufgaben) , von schätze die Dauer , von Identifizieren Sie die Reihenfolge der Schritte (einschließlich derer, die parallel durchgeführt werden können - Aufgabenplanung, kritischer Pfad), Ressourcen zuweisen (finanziell und menschlich) und schließlich modellieren Sie diese Organisation auf einem Betriebsdokument zwischen allen betroffenen Akteuren geteilt werden, um den Fortschritt und die Nachverfolgung der Realisierung zu optimieren.
Wie plant man ein Projekt?
Die Projektplanung basiert auf Methoden und Werkzeugen, die in die drei Hauptphasen des Projektmanagements passen: Definition eines Umfangs, Festlegung des Benchmarks und Management.
1. Legen Sie einen Umkreis fest
Ein Projekt wird Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund und oft mit begrenzter Verfügbarkeit mobilisieren. Es ist daher wichtig, dieser Mobilisierung einen Sinn zu geben:
- Welche Bedürfnisse erfüllt das Projekt? Was ist sein letztendlicher Zweck? Auf welchen Annahmen basiert es (Kontext, Richtlinien etc.)?
- Wie sieht das Projektumfeld aus: die Stakeholder, der Umfang, die Schnittstellen, die Randbedingungen?
Die Beantwortung dieser Fragen hilft bei der Definition des Projekts. Es muss daher vermieden werden, dass externe Elemente (die das Projekt nur indirekt betreffen oder auf die das Projektteam keinen Einfluss hat) in die folgenden Phasen eingreifen. Diese Framing-Arbeit kann durch Brainstorming initiiert und in Form einer Notiz oder einer Mindmap formalisiert werden. Er ist unabdingbar für die Planung wer wird folgen.
Einmal gerahmt, ist eine Strukturierung nach Aufgaben möglich. Anschließend kann ein zentrales Projektmanagement-Tool eingesetzt werden: das Aufgabenorganigramm oder PSP (Work Breakdown Structure). Es geht darum, „alles, was zu tun ist“ erschöpfend aufzulisten und die Aufgaben nach Themen über eine Baumstruktur zu gruppieren. Dies ist ein iterativer Prozess: Es ist möglich, dass Gruppen von Aufgaben später während der Planungsphase identifiziert werden.
Gute Praxis: Der WBS muss auf einer A4-Seite synthetisiert werden können. Es sollte jemandem außerhalb des Projekts ermöglichen, beim ersten Lesen alles zu verstehen, was zu tun ist. Die Tasks müssen daher ein Minimum an Schnittstellen zwischen sich haben, damit die Strukturierung sowohl lesbar als auch funktionstüchtig ist.
2. Etablieren Sie ein Projekt-Repository
Um die Leistung zu zielen, passt ein Projekt in das berühmte Triptychon Kosten-Qualität-Zeit. Obwohl sich ein Zeitplan hauptsächlich auf den Terminaspekt konzentriert, ist es offensichtlich, dass längere oder kürzere Termine neben der Kundenzufriedenheit auch die anderen beiden Dimensionen beeinflussen. Damit die Planung diesen Einschränkungen gerecht wird, stehen dem Projektleiter mehrere Werkzeuge zur Verfügung.
Identifizieren Sie den kritischen Pfad: das PERT-Netzwerk
Der kritische Pfad ist eine Abfolge von Aufgaben, deren Dauer nicht variiert werden kann, ohne die Gesamtdauer des Projekts zu beeinflussen. Diese Übung ist von zentraler Bedeutung für die Festlegung von Prioritäten bei der Zuweisung von Ressourcen (haushaltsmäßig, personell, technisch, administrativ usw.) und der Aufgabenerfüllung. Ohne einen kritischen Pfad ist es schwierig, sich ein realistisches Bild von der Realisierbarkeit eines Projekts zu machen. Dafür ist das PERT-Netzwerk ein wertvolles Instrument: Durch die Fokussierung auf die Abläufe und nicht auf den Zeitplan ermöglicht es, Handlungsspielräume und Kompromisse zu identifizieren, um die Planung eines Projekts zu optimieren .
Legen Sie das Planungsrepository fest: das GANTT-Diagramm
Der GANTT-Plan zeigt die Aufgaben als horizontale Balken in einem Zeitdiagramm an. Sie muss daher die Themen der WBS, die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Makroaufgaben, die Fristen und den kritischen Pfad aufzeigen. Es ermöglicht insbesondere, die Schlüsselphasen des Projekts zu identifizieren, Ressourcen zuzuweisen und Validierungsmeilensteine zu setzen und die Erstellung der Ergebnisse zu überwachen, insbesondere wenn Gremien (Verwaltungsausschüsse, Lenkungsausschüsse usw.) vorhanden sind. Der Zeitplan sollte so weit wie möglich mitkonstruiert und abgestimmt werden, durch Interviews mit Interessenvertretern und Treffen mit Mitgliedern des Projektteams, um die Annahmen auszutauschen.
Gute Praxis: Um nicht ständig die Elemente des Stundenplans in Frage zu stellen, empfiehlt es sich, eine Hypothesennotiz zu schreiben. Dadurch werden alle Entscheidungen oder Annahmen formalisiert, die für die Erstellung des Fahrplans verwendet wurden; Es wird auch ein wertvolles Instrument zur Überwachung des Projektfortschritts sein, wenn sich der Kontext oder die Richtlinien ändern und bestimmte Parameter geändert werden müssen.
3. Planung und Verwaltung
Sobald der Zeitplan (mit-) erstellt und validiert wurde, der Projektleiter muss sich als Bürge des Endlagers präsentieren. Letztere sollten niemals dem Fortschritt der Aufgaben entsprechend geändert werden – was verlockend sein kann, zu zeigen, dass Sie „pünktlich“ sind. Er ist auch deshalb von entscheidender Bedeutung, weil der Referenzplan oft ein echtes internes und sogar externes Kommunikationsinstrument für Projekte mit breiter Öffentlichkeit ist. Welche Glaubwürdigkeit bleibt also für das Projekt und sein Team bestehen, wenn sich dieser Zeitplan ständig ändert?
Monitoring über ein Dashboard planen
Um in der Pilotphase nicht in diese Falle zu tappen, kann der Projektleiter über ein tägliches Projekt-Dashboard den Fortschritt der nach der PSP-Baumstruktur geordneten und termingerechten Aufgaben überwachen. Dies kann eine einfache Excel-Datei sein, die den Fortschritt (abgeschlossen / in Bearbeitung / spät / nicht begonnen) beschreibt und die von den Mitgliedern des Projektteams übermittelten Elemente in einer Spalte "Kommentare" aufzeichnet. Das Dashboard ist ein wertvolles Werkzeug, um Projektbewertungen zu erleichtern. Eine Änderung des Repositorys sollte nur im Falle einer größeren Änderung der Projektumgebung erfolgen und wird von der gesamten Projektleitung vorgenommen.
Antizipieren Sie Risiken, um Planungsfehler zu begrenzen
Schließlich kann die Einrichtung eines Risikomanagementansatzes eine Lösung sein, um Planungsfehler zu begrenzen. Es muss während der Planungskonsolidierungsphase initiiert werden, um die Hypothesennotiz zu füttern. Eine Brainstorming-Sitzung bringt alle mit dem Projekt verbundenen Risiken zur Sprache; diese risiken werden dann nach ihrer stärke und eintretenswahrscheinlichkeit in eine matrix eingeordnet. Dieser Prozess muss während des gesamten Projekts durch regelmäßige Risikoüberprüfungen animiert werden.
Projektmanagement-Software (Saas und Standalone) erleichtert diese Aufgaben erheblich.