Wenn Sie sich mit der Anzahl der zu erledigenden Aufgaben überfordert fühlen und Probleme beim Priorisieren haben, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, eine To-Do-Liste zu erstellen. Wir bieten Ihnen ein Framework, um Ihr eigenes Task-Management-Tool zu erstellen. Die Todo-Liste ist eine klassische persönliche Organisation, die neu entdeckt und geübt werden muss.
Dieses praktische und einfache Tool wird Ihnen sehr nützlich sein, um all diese Arbeitsbelastung zu bewältigen, die Ihr Gehirn überlastet.
Sie können Ihre Aufgaben dann nach Prioritäten die Sie definiert haben und somit die wichtigen Dinge nicht vergessen.
Es gibt keine einzelne Methode, sondern mehrere unterschiedliche Praktiken, abhängig von den Empfindungen jeder Person und der Art der zu organisierenden Aufgabe.
Wir geben hier einen Rahmen, um Ihr eigenes Tool zu bauen, auch wenn es bedeutet, es an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Warum eine To-Do-Liste?
Viele positive Effekte:
- Fokus auf wertschöpfende Aufgaben,
- Vergessen Sie nicht die wichtigen Fristen,
- zögere nicht,
- Reduzieren Sie Ihren Stress: sich nicht überfordert fühlen, wenn Sie die Kontrolle über das zu produzierende Arbeitsvolumen verlieren,
- Verschaffen Sie sich einen ganzheitlichen Überblick über Ihre gesamte Arbeitsbelastung
- und insgesamt, verwalten Sie Ihre Zeit effizient, indem Sie Ihre Produktivität verbessern
Wie geht es weiter?
Es ist ganz einfach, organisieren Sie sich in 3 Schritten
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Listen Sie die wichtigsten Aufgaben und Aktionen auf, die Sie sich vorstellen.
Warnung : Eine effektive To-Do-Liste sollte nicht überladen werden . Es ist besser, die wichtigsten Aktionen (oder die Zusammenfassung einer Notiz), die wichtigsten und / oder dringendsten, aufzuschreiben, anstatt eine erschöpfende Liste von Aufgaben zu erstellen, die Sie sehr schnell entmutigen wird. Nichts könnte demotivierender sein, als eine Liste wachsen zu sehen und immer mehr Aktivitäten auf den nächsten Tag verschieben zu müssen. Wenn einige komplex oder sehr langwierig sind, Unterteilen Sie sie in Aufgaben, die einfacher zu planen sind . Im Allgemeinen sollten nur Aktivitäten von weniger als 60 Minuten aufgeführt werden. Weisen Sie jedem von ihnen eine Dauer zu, um Ihre Organisation zu erleichtern. Es kommt hier nicht in Frage, einen Projektnamen als Aufgabe zu notieren. Andererseits findet eine für ein Projekt durchzuführende Aktion ihren Platz in der Liste.
Verwenden Sie Aktionsverben um den Inhalt der Aufgaben genau zu qualifizieren: "Protokoll der Sitzung vom 20.04.2014 schreiben", "Termin mit Lieferant x vereinbaren", etc.
Erstellen Sie ggf. eine Liste für persönliche Aufgaben und eine für Berufstätige. Seien Sie noch einmal vorsichtig: Wenn Sie wahrscheinlich berufliche und persönliche Aufgaben auf denselben Zeitfenstern mischen, müssen Ihre 2 Listen zusammengeführt werden, da die Aktivitäten der 2 Profile konkurrieren.
Weisen Sie vor jedem Element eine Priorität zu, die von Priorität bis Sekundär reicht.
Wenn Sie am Ende eine große Anzahl von Aufgaben mit hoher Priorität haben, gehen Sie sie erneut durch. Durch den Vergleich legen Sie eine neue Prioritätsreihenfolge fest.
Klassifizieren Sie die Aufgaben entsprechend der definierten Priorität.
Prioritäten ganz oben auf der Liste. Sie können einen Farbcode verwenden, um die Prioritätsstufe visuell zu identifizieren. Ihre Liste auf diese Weise gibt Ihnen die Flexibilität, Ihren Tag zu organisieren und die richtigen Entscheidungen zu treffen. Delegieren Sie insbesondere ggf.
Wie verwende ich eine Todo-Liste?
Normalerweise beginnt alles am Vortag. Sie bereiten Ihren Tag für den nächsten Tag vor, indem Sie Ihre Todo-Liste erstellen . Du kannst diese Übung auch durchführen morgens, bevor Sie Ihren Tag beginnen.
Während Ihre Arbeit fortschreitet, die verarbeiteten durchstreichen . Es ist eine kleine Freude, nicht zu vernachlässigen, die Motivation auf höchstem Niveau zu halten! Am Ende des Tages, unerfüllte Aufgaben übertragen über Nacht (oder später).
Die Werkzeuge
Es gibt viele Softwaretools und Anwendungen zum Erstellen und Verwenden einer To-Do-Liste, wie zum Beispiel der Any.do Task-Manager, der den Vorteil der Einfachheit hat. Mindmapping-Tools wie xmind erleichtern das Erkennen von Aufgaben und das Organisieren von Prioritäten, sind aber für den Alltag wenig geeignet. Wir können auch Evernote oder Trello zitieren (was eine Klassifizierung in Form von Kanban ermöglicht).
Computergestützte Werkzeuge haben einen unbestreitbaren Vorteil: intuitiv, sie erleichtern die Bewältigung der täglichen Aufgaben. Tatsächlich ist es mit diesen Dienstprogrammen nicht einfacher, eine Aktivität als erledigt zu vermerken, die Priorität zu ändern, sie zu verschieben… Darüber hinaus ermöglichen die Multiplattform-Lösungen (Desktop-Computer, Tablets, Smartphone) Ihnen, Ihre Liste überhaupt bei sich zu haben mal.
Eine einfache Excel-Tabelle kann den Zweck erfüllen, oder sogar ein Blatt Papier (siehe diesen Beitrag). Und für manche das zeitlose Post-It.
Es gibt auch methodische Werkzeuge, um die Priorisierung zu erleichtern, wie die Einsenhower-Matrix, oder um über einen längeren Zeitraum zu planen: das Gantt-Diagramm. Trotzdem besser geeignet für Projektmanagement.
Grenzen der Methode
Eine einfache Methode, effektive Tools, die an Ihre Arbeitsweise angepasst sind … Kurzum: alles, was Sie brauchen, um der König der persönlichen Organisation zu sein! Letzten Endes, Die Herausforderung besteht darin, diszipliniert zu bleiben . Bauen Sie langfristig auf dieser Methode auf und geben Sie sie nicht nach einigen Wochen der Anwendung auf.
Eine weitere Grenze ist die Schwierigkeiten, sich auf die eigenen Prioritäten zu konzentrieren . Zwischen E-Mails, sozialen Netzwerken … und anderen Störquellen ist es in unserer Zeit schwierig, sich an eine Liste von vordefinierten Aktionen zu halten. Zumal sich die Reihenfolge der Prioritäten in Unternehmen ständig ändert. Wenn Notfälle mehrmals in der Woche mit neuen Aufgaben neu definiert werden, die plötzlich auftauchen, können Sie sicher sein, dass Sie viel Zeit damit verbringen, an Ihrer Liste zu arbeiten und sie am Ende aufgeben, um zum Post-it zurückzukehren. !
Siehe auch die GTD-Methode zur Verbesserung Ihrer persönlichen Organisation
Diese Datei wird referenziert in: Zeitmanagement: Effizienz, Produktivität und Gelassenheit
